Fondazione Humanitate ETS (in seguito la “Fondazione”) ha adottato una procedura conforme al D.lgs. n. 24/2023 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali (whistleblowing).
Chi può segnalare
Possono effettuare una segnalazione:
- i dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti che svolgono attività lavorativa presso la Fondazione;
- i liberi professionisti e i consulenti che prestano attività presso la Fondazione;
- i soci e le persone della Fondazione con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
- i lavoratori o i collaboratori che svolgono attività lavorativa presso enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi.
Tali soggetti possono segnalare le violazioni di cui abbiano avuto conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
Le segnalazioni possono essere fatte anche:
- quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
- durante il periodo di prova;
- successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
La Fondazione auspica che nelle segnalazioni sia indicata l’identità del segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente, in modo da rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati e informare il segnalante sugli esiti degli accertamenti svolti. La Fondazione accetta e prende comunque in esame le segnalazioni anonime, secondo le disposizioni del D.lgs. 24/2023.
Cosa si può segnalare
Informazioni sulle violazioni aventi per oggetto fatti riferibili a persone della Fondazione o a terzi, che possano costituire violazione del diritto UE e della normativa nazionale di recepimento.
Le segnalazioni devono riguardare fatti di cui il segnalante abbia conoscenza e fondati motivi per ritenere che le informazioni segnalate siano vere.
Il segnalante deve indicare chiaramente nell’oggetto della segnalazione che si tratta di una “segnalazione whistleblowing” per la quale intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di ritorsioni subite in conseguenza della segnalazione.
Non possono essere segnalate notizie prive di fondamento e informazioni acquisite sulla base di indiscrezioni o voci scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio) così come informazioni che sono già oggetto di dominio pubblico.
Le segnalazioni devono essere tempestive e quanto più possibile dettagliate in modo da rendere concretamente possibile la verifica da parte dei soggetti competenti.
Cosa non si può segnalare
Non sono considerate segnalazioni whistleblowing:
- le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o inerenti i rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate;
- le comunicazioni o i reclami relativi alle attività istituzionali della Fondazione;
- le segnalazioni relative a violazioni già regolamentate in via obbligatoria in alcuni settori speciali, alle quali continua dunque ad applicarsi la disciplina di segnalazione specifica (servizi finanziari, prevenzione riciclaggio, terrorismo, sicurezza nei trasporti, tutela dell’ambiente);
- le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza e difesa nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato dell’Unione europea.
Canale di segnalazione interno
Le segnalazioni possono essere inviate tramite: - posta ordinaria o raccomandata indirizzata al gestore esterno;
- dichiarazione orale rilasciata dal segnalante durante un’audizione concordata con gli organi competenti a gestire la segnalazione
La Fondazione ha individuato come gestore esterno l’Avv. Massimiliano Baldesi Riberto con studio in Scandicci (FI), via Gian Pasquale Poccianti n. 15/A, tel. 055/0317374.
Procedura per la segnalazione tramite posta ordinaria o raccomandata
La segnalazione deve essere inserita in due buste chiuse:
- la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento;
- la seconda con la segnalazione in modo da separare i dati identificativi del segnalante;
- entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” al gestore della segnalazione.
Gestione delle segnalazioni
Il gestore della segnalazione: - rilascia al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
- mantiene le interlocuzioni con il segnalante e può chiedergli integrazioni;
- dà diligente seguito alla segnalazione ricevuta;
- fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di esso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
Tutela del segnalante
La Fondazione: - tutela l’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità;
- sanziona ogni atto o comportamento di ritorsione, anche solo tentato o minacciato, da chiunque compiuto nei confronti del segnalante in conseguenza della segnalazione, o di persone a esso vicine, che possa provocargli un danno ingiusto.
Le comunicazioni di eventuali ritorsioni devono essere inoltrate all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) per gli accertamenti di legge.
Segnalazione esterna
La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
- ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
- ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
- ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Tutela della persona coinvolta
La Fondazione tutela anche la riservatezza delle persone coinvolte e di quelle menzionate nella segnalazione, fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore del segnalante.
La persona segnalata può essere sentita anche attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti ed è in ogni caso sentita se ne fa richiesta. La persona segnalata è informata della segnalazione che la riguarda, nel procedimento eventualmente avviato nei suoi confronti, al termine dell’istruttoria condotta sulla segnalazione e nel caso in cui tale procedimento sia fondato in tutto o in parte sulla segnalazione.
Trattamento dei dati personali
In conformità alle disposizioni dell’art. 13, D.lgs. n. 24/2023, la Fondazione garantisce che il trattamento dei dati personali sia effettuato nel pieno rispetto del regolamento (UE) 2016/679 e del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196.
La Fondazione assicura piena tutela dei dati personali non solo alla persona segnalante o denunciante ma anche al facilitatore, alla persona coinvolta nella segnalazione e a quella in essa menzionata, interessati dal trattamento dei dati.